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Letzte Aktualisierung am 04.12.2016
Artikel-ID: #RPOHD1564
Hur kan jag komprimera MDB databas?

Um Ihre MDB Datenbank zu komprimieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in Realify PaperOffice "Datenbank" aus und danach "Datenbank komprimieren"

2. Somit wird die Datenbank beim nächsten Start von Realify PaperOffice komprimiert


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Vanliga frågor

Databas, arkiv, dokumentmappar, objekt - hur programmet är uppbyggt?

Artikel-ID: #RPOHD18584

Das ist sehr leicht erklärt, denn ein Bild sagt mehr als tausend Worte (Download als PDF):

Analog zu digital

  • Ihr Aktenraum oder Büroraum = Datenbank in Realify PaperOffice
  • Ihr Aktenschrank = Archiv in Realify PaperOffice
  • Ihr Ordner = Hauptkategorie-Ordner in Realify PaperOffice
  • Ihre Ordner-Register = Unterkategorien-Ordner in Realify PaperOffice
  • Ihre abgelegten Klarsichthüllen = Dokumentmappen in Realify PaperOffice
  • Ihre abgelegten Papierdokumente = Dokumentmappen-Objekte in Realify PaperOffice

Dokumentmappen = Klarsichthülle

  • Jedes Dokument wird standardmäßig in einer eigenen Dokumentmappe gespeichert.
    Nur so kann das Dokument verschlagwortet werden ohne das Original selbst zu verändern.
  • In die Dokumentmappe können weitere Dateien und Dokumente eingefügt werden, welche zu dem Stamm-Dokument gehören wie z.B. Postbeleg, Faxbericht, Abliefernachweis usw.
  • Dokumente und Dateien in Dokumentmappen = Objekte.
    Jedes Objekt wird für die Stichwortsuche OCR-texterkannt und durch ein Vorschaubild in der Dokumentmappe visuell angezeigt.
  • Dokumentmappen, welche zu dem gleichen Vorgang gehören, werden in der gleichen Unterkategorie abgespeichert oder mit der gleichen Vorgangsnummer versehen.
  • Dokumentmappen können umfangreich mit Informationen und Arten versehen werden.
    Für spezielle Daten können selber benutzerdefinierte Felder hinzugefügt und benutzt werden.
  • Und noch viel mehr: Dokumentmappen können auf Wiedervorlage gelegt, mit Kontakten verknüpft und für Workflows mit Erledigungsoptionen für bestimmte Benutzer versehen werden.


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Vilken version är rätt för mig?

Artikel-ID: #RPOHD12144

Sie finden einen Assistenten dazu direkt unter "Produkte & Download" oder vergleichen selbst die jeweils unterstützten Funktionen.

Allgemein gilt: Nichts geht über ein persönliches Gespräch. Wenden Sie sich dazu am Besten direkt an unseren Verkauf, fordern Sie einen Rückruf an oder lassen Sie sich an einen unserer Partner vermitteln.


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Hur fungerar det med texten erkännande för mina dokument?

Artikel-ID: #RPOHD14076

Alle in Realify PaperOffice hinzugefügten Dokumente und Dateien werden von der integrierten FileOCRmax OCR-Texterkennung komplett texterkannt und durch umfangreiche interne Wörterbücher korrigiert.

Das funktioniert mit allen eingescannten oder abfotografierten Papier-Dokumenten wie auch mit den gängigsten Dateiformaten (PDF, DOC, XLS,...) oder auch Ausdrucke über den integrierten virtuellen Drucker.

Durch die Rohtext-Zerlegung und der Realify PaperOffice Stichwortsuche können Sie in sekundenschnelle Ihre gesamten Daten nach jedem Suchbegriff durchsuchen.

FileOCRmax unterstützt mehr als 160 Sprachen und wandelt zudem alle eingescannten Dokumente in durchsuchbare PDF/A Dateien für die Langzeitarchivierung und bearbeitbare Word-Dateien um.


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Kan jag lägga dokument och filer för inlämningen?

Artikel-ID: #RPOHD14812

Ja, die integrierte Termin- und Wiedervorlageverwaltung ist sogar netzwerkfähig, so dass alle im Netzwerk befindlichen Benutzer wichtige Termine und Wiedervorlagen einsehen können.


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Kan jag länka dokument och filer med kontakter och adresser?

Artikel-ID: #RPOHD14904

Ja, die integrierte Kontaktverwaltung ist sogar netzwerkfähig, so dass alle im Netzwerk befindlichen Benutzer auf diesen Adressenpool und die jeweils verknüpften Dokumente zugreifen können.


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Från vilken utgåva data lagras revisions bevis?

Artikel-ID: #RPOHD15272

Dazu müssen Sie die Corporate-Edition mit einer mySQL-Datenbank einsetzen.


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Hur många dokument kan jag lagra i Realify PaperOffice™ DMS?

Artikel-ID: #RPOHD15824

Die Speicherung von Dokumenten ist in keiner Edition begrenzt, d.h. Sie können beliebig viele Dokumente speichern.

Eine technische Limitierung erfolgt z.B. durch die Grösse Ihrer Festplatte, dem verwendeten Dateisystem oder der einzelnen Datenbank.


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Hur många användare kan samtidigt med RealifyPaperOfficed nätverksarbete?

Artikel-ID: #RPOHD17020

Die maximale Anzahl ist technisch unbegrenzt und wird nur die in Ihrer Lizenz festgelegten maximalen Benutzer begrenzt.


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Hur är versions filer?

Artikel-ID: #RPOHD276

Praxisbeispiel beim Einsatz einer Mysql Datenbank:

Sie öffnen ein Word-Dokument, welches bereits in Realify PaperOffice gespeichert wurde, verändern und speichern dieses durch Klick auf "Schliessen" oder "X". Realify PaperOffice erkennt, dass dieses Dokument verändert wurde, versioniert es vollautomatisch und erstellt eine Schattenkopie dieses Dokumentes. Dabei werden Benutzer, Vermerke und Datum gleichzeitig festgehalten. Um auf eine vorherige Version zuzugreifen, öffnen Sie einfach die Versionhistorie.


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Kommer mina data lagras i ett moln?

Artikel-ID: #RPOHD12236

Nej, dina data lagras som standard på din lokala dator.


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Kan jag komma åt alla mina uppgifter och dokument i det lokala nätverket?

Artikel-ID: #RPOHD12788

Ja, ab der Business-Edition können Sie alle Daten auch optional im Netzwerk nutzen und auf einem NAS/Server/VPN oder Netzwerkfreigabe speichern.

Des Weiteren können Sie ab der Corporate-Edition alle Daten zusätzlich direkt in einer mySQL-Datenbank speichern.


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Kan Realify PaperOffice™ DMS lagra all data på min NAS-enhet?

Artikel-ID: #RPOHD13984

Selbstverständlich können Sie ab der Business-Edition alle Datenbanken direkt auf Ihrem NAS-Laufwerk speichern.

Sollte Ihr NAS-Laufwerk zudem über einen integrierten mySQL-Server verfügen, so kann auch diese ab der Corporate-Edition genutzt werden.


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Fungerar Realify PaperOffice™ DMS under Windows 10? Och hur är 64bit-system?

Artikel-ID: #RPOHD12420

Ja, Realify PaperOffice ist für folgende Betriebssysteme entwickelt und freigegeben:

  • Windows 10 64bit
  • Windows 10 32bit
  • Windows 8.1 64bit
  • Windows 8.1 32bit
  • Windows 8 64bit
  • Windows 8 32bit
  • Windows 7 64bit
  • Windows 7 32bit
  • Windows Vista 64bit
  • Windows Vista 32bit
  • Windows XP 64bit
  • Windows XP 32bit


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Finns det en Mac OSX version av Realify PaperOffice™ DMS?

Artikel-ID: #RPOHD12880

Nein, um Realify PaperOffice auf einem Mac zu nutzen müssen Sie z.B. Virtual Box nutzen.


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Var finns filer och data lagras?

Artikel-ID: #RPOHD184

Sie sollten unbedingt Ihre MDB-Datenbank in regelmässigen Abständen auf einen externen Datenträger wie z.B. USB-Stick
oder externe Festplatte sichern.


Realify PaperOffice speichert alle Daten standardmäßig in Ihrem Windows-Dateisystem. Dabei wird ein sogenannten Datenbankordner erstellt, welche folgende Dateien und Ordner beinhaltet:

  • daten.mdb > In dieser MDB-Datei werden alle Informationen, Verschlagwortung und Texterkennung der aufgenommenen Daten gespeichert
  • thumbs.mdb > In dieser MDB-Datei werden alle Vorschaubilder der aufgenommenen Dateien gespeichert
  • Unterordner "files" und "scans" > In diesen beiden Unterordnern werden die aufgenommenen Original-Dateien selbst gespeichert


Für die Datensicherung muss dieser Datenbankordner, in welchem sich all diese obigen Dateien befinden, gesichert werden.


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Installation und Netzwerk

Kan min testlicens förlängas?

Artikel-ID: #RPOHD11132

Ja, auf besondere Anfragen welche z.B. Teststellungen betreffen. Wenden Sie sich dazu an unseren Verkauf und geben Sie dort die ULID Ihrer Testlizenz an.


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Jag har köpt en licens. Var kan jag aktivera det?

Artikel-ID: #RPOHD13432

Starten Sie Realify PaperOffice und klicken Sie im Login-Fenster aus "Seriennummer eingeben" und folgen Sie dem Assistenten.


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Hur ofta kan jag aktivera mina inköpta licenser?

Artikel-ID: #RPOHD13524

Sie können Ihre Lizenzen beliebig oft neu aktivieren nachdem Sie diese zuvor zurückgesetzt haben. Eine Lizenz-Rücksetzung kann über Ihr Realify Network erfolgen.


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Jag vill ändra min dator. Kan jag ta mina licenser?

Artikel-ID: #RPOHD13616

Dazu können Sie die Aktivierung Ihrer Lizenz in Ihrem Realify Network zurücksetzen und anschliessend auf dem neuen PC wieder aktivieren.


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Erbjuder ni också gratis "läsa bara" licenser?

Artikel-ID: #RPOHD13800

Nein, jedoch können diese für Sie kostenlos bereitgestellt werden. Unser Verkauf hilft Ihnen gerne weiter.


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Hur länge är mitt köpt licensen?

Artikel-ID: #RPOHD10856

Ihre erworbene Lizenz ist ein Leben lang gültig.


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Jag kan inte hitta mina licenscertifikat. Vad kan jag göra?

Artikel-ID: #RPOHD11408

Lizenzurkunden werden je nach Edition und USP Typ in Ihrem Realify Network gespeichert.

Wenden Sie sich mit folgenden Daten an unseren Verkauf

  • Rechnungsnummer und Datum
  • Zahlungsweg und Zahldatum
  • erworbene Edition und Version (falls bekannt)


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På hur många datorer kan jag installera min licens?

Artikel-ID: #RPOHD13708

Sie benötigen pro PC eine gültige Lizenz, d.h. um z.B. Realify PaperOffice auf 5 verschiedenen PCs zu verwenden benötigen Sie 5 Lizenzen.

Verwenden Sie Realify PaperOffice als Terminalanwendung, so ist pro Benutzer eine Lizenz notwendig.


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Vad är skillnaden mellan en fristående och en nätkoncession?

Artikel-ID: #RPOHD460

Die Lizensierung von Realify PaperOffice Starter, Basic, Business und Corporate erfolgt immer "Named user", d.h. Sie benötigen für JEDEN
Arbeitsplatz eine gültige Lizenz.


Hierbei wird zwischen Einzelplatz- und Netzwerklizenzen unterschieden:

Wenn Sie Realify PaperOffice auf mehreren PCs installieren möchten, welche unabhängig voneinander sind, benötigen Sie Einzelplatzlizenzen.

Wenn Sie Realify PaperOffice auf mehreren PCs installieren möchten, welche zusammen im Netzwerk arbeiten, benötigen Sie Netzwerklizenzen.


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Databaser och arkiv

Darf oder kann ich Realify PaperOffice auf einer virtuellen Maschine betreiben?

Artikel-ID: #RPOHD11776

Ja, insofern Ihre Nutzung nicht gegen die allgemeinen Lizenzbestimmungen verstößt ist das ohne Probleme möglich.


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Ich möchte ein Update von einem älteren Realify PaperOffice Release auf das aktuelle (z.B. 2240) durchführen. Wie gehe ich vor?

Artikel-ID: #RPOHD19780

Falls Sie ein Update von älteren Realify PaperOffice Versionen (z.B. einer 2011 auf die 2015) durchführen möchten, so erstellen unbedingt vor der Installation ein komplettes Daten Backup Ihrer bereits in der älteren Version abgespeicherten Daten.
Um explizit auf das R2240 upzudaten, müssen Sie eine bereits vorhandene Version deinstallieren, da ab dem R2240 ein neuer Programmkern eingesetzt wird, welcher nicht kompatibel mit vorherigen Versionen ist.
Starten Sie nach der Deinstallation den PC neu, ab hier können Sie das Release 2240 neu installieren.


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Welche Windows Benutzerrechte werden benötigt ?

Artikel-ID: #RPOHD552

Sie benötigen für die Installation lokale Administratorenrechte. Realify PaperOffice wird dabei für alle lokalen Benutzerkonten eingerichtet.


Für die Nutzung benötigen Sie KEINE Administratorenrechte.


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Ich möchte die Edition (z.B Basic auf Business) einer bestehenden Installation ändern. Muss Realify PaperOffice neu installiert werden?

Artikel-ID: #RPOHD12052

Nein, geben Sie einfach die neue Seriennummer ein und aktivieren Sie diese. Nach einem Programm-Neustart steht der Leistungsumfang der neuen Edition zur Verfügung.


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Programmeinstellung und Konfiguration

Wo finde ich das Realify PaperOffice Setup?

Artikel-ID: #RPOHD12972

Sie finden das aktuellste Setup immer direkt unter http://download.realifysystems.com/RealifyPaperOfficeSetup.latest.exe

Insofern Sie keinen USP einsetzen müssen Sie das von Ihnen erworbene Release anstatt des aktuellsten Releases installieren. Diesen Link zum Setup finden Sie in Ihrer Lizenzurkunde.


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Vad jag behöver tänka på innan du installerar Realify PaperOffice™ DMS?

Artikel-ID: #RPOHD9660

Die Installation von Realify PaperOffice muss auf Ihrer Primärpartition (i.d.R. Laufwerk C:) erfolgen.

Da Realify PaperOffice technisch als FrontEnd Ihrer Realify PaperOffice-Datenbank fungiert, können die Datenbanken auf nahezu jedem beliebigen Datenträger liegen, wie z.B. gleicher oder anderer Partition, Netzwerkshare oder als mySQL-Datenbank.

Das sollten Sie unbedingt vor der Installation beachten:

Falls Sie ältere Versionen von Realify PaperOffice einsetzen und auf die aktuelle Realify PaperOffice Version upgraden möchten:

  • Erstellen Sie VOR der Installation ein komplettes Daten Backup
  • Setzen Sie VOR der Installation ein Systemwiederherstellungspunkt
  • ACHTUNG: Bevor Realify PaperOffice in den Produktivbetrieb genommen wird, empfehlen wir einen vorherigen Testbetrieb um Dateninkonsistenz zu vermeiden. Sobald eine ältere Datenbank mit der neuen Version geöffnet wird, wird die Datenbankstruktur auf die neue Version angepasst, so wie neue Verschlüsselungsalgorithmen integriert werden. Dieser Vorgang ist unumkehrbar!
  • Sofern der Betrieb Ihres Realify PaperOffice auf einer VM (virtuelle Maschine) erfolgt, fertigen Sie ein Snapshot an

Bei Mehrplatzversionen unbedingt beachten!

  • VOR der Installation das System auf einem Testcomputer testen
  • Die Datenbank Ihrer älteren Realify PaperOffice Version auf Kompatibilität mit der neuen Realify PaperOffice Version testen

Für alle Anwender:

  • Sie müssen das Setup mit Administratorenrechten ausführen
  • Stellen Sie sicher, dass alle Windows-Updates und Servicepacks (http://update.microsoft.com/) installiert sind
  • Stellen Sie sicher, dass Sie das aktuelle Setup (https://www.realifysystems.com/?show=loginToRN) für die Installation benutzen
  • Schließen Sie vor der Installation alle Microsoft Office Produkte (Word, Excel usw.)
  • Ihr System muss die Mindestvoraussetzungen erfüllen


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Wo kann ich nachträglich eine Muster-Demodatenbank downloaden?

Artikel-ID: #RPOHD14168

Sie können die im Setup mitgelieferte Demodatenbank auch manuell von hier downloaden:

  • Deutsch: http://download.realifysystems.com/demodatenbank2015.full.de.rar
  • Englisch: http://download.realifysystems.com/demodatenbank2015.full.en.rar
  • Russisch: http://download.realifysystems.com/demodatenbank2015.full.ru.rar
  • Spanisch: http://download.realifysystems.com/demodatenbank2015.full.es.rar


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Wie lautet das Administratorpasswort ?

Artikel-ID: #RPOHD368

Bei einer Neuinstallation oder wenn Sie eine neue leere Datenbank anlegen ist das Administrator-Passwort nicht vergeben, d.h. Sie lassen bei der Anmeldung das Passwort-Feld leer. Es wird empfohlen nach der ersten Anmeldung ein starkes Administrator-Passwort zu vergeben.


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Programmoberfläche und Ansichten

Wie kann ich meine vorhandene Datenbank auf einen neuen Computer umziehen?

Artikel-ID: #RPOHD19504

Wenn Sie mit der Realify PaperOffice Datenbank auf einen anderen Computer (PC) umziehen möchten, so müssen Sie lediglich die Datenbank umkopieren und sich mit dieser dann auf dem neuen PC verbinden.
Dabei können Sie wir folgt vorgehen:

  • Kopieren Sie Ihren gesamten Datenbankbank-Ordner auf den neuen Computer. Um den Speicherpfad herauszufinden starten Sie Realify PaperOffice und wählen > Datenbanken > Datenbank auswählen. Der aktuelle Pfad wird jetzt angezeigt
  • Melden Sie sich in Ihrem Realify Network mit Ihren Lizenz-Zugangsdaten an. Diese finden Sie in der Lizenzurkunde, welche Sie mit Realify PaperOffice erhalten haben
  • Setzen Sie die Lizenzaktivierung zurück
  • Downloaden und installieren Sie Realify Paperoffice auf Ihrem neuen Computer
  • Nach dem Abschluss der Installation führen Sie die Lizensierung mit Ihren bestehenden Lizenzdaten durch und starten Realify PaperOffice
  • Wählen Sie "Datenbanken > Datenbank auswählen" und geben den Pfad zu Ihrer Datenbank an.
  • Starten Sie Realify PaperOffice neu, um mit der Datenbank zu arbeiten.

Neuer ComputerDatenbank umziehen


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Datensicherung für MDB-Datenbank

Artikel-ID: #RPOHD1288

Sie sollten unbedingt Ihre MDB-Datenbank in regelmässigen Abständen auf einen externen Datenträger wie z.B. USB-Stick
oder externe Festplatte sichern.


Realify PaperOffice speichert alle Daten standardmäßig in Ihrem Windows-Dateisystem. Dabei wird ein sogenannten Datenbankordner erstellt, welche folgende Dateien und Ordner beinhaltet:

  • daten.mdb > In dieser MDB-Datei werden alle Informationen, Verschlagwortung und Texterkennung der aufgenommenen Daten gespeichert
  • thumbs.mdb > In dieser MDB-Datei werden alle Vorschaubilder der aufgenommenen Dateien gespeichert
  • Unterordner "files" und "scans" > In diesen beiden Unterordnern werden die aufgenommenen Original-Dateien selbst gespeichert

Um die Datensicherung durchzuführen, muss der Datenbankorder, der die obigen Dateien und Unterordner befindet, gesichert werden.


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Hur kan jag komprimera MDB databas?

Artikel-ID: #RPOHD1564

Um Ihre MDB Datenbank zu komprimieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in Realify PaperOffice "Datenbank" aus und danach "Datenbank komprimieren"

2. Somit wird die Datenbank beim nächsten Start von Realify PaperOffice komprimiert


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Dokumentmappar och dokument

Sind von Realify PaperOffice erstellten Datenbanken grundsätzlich verschlüsselt?

Artikel-ID: #RPOHD14628

Für MDB-Datenbanken:

  • Sie können pro Archiv festlegen ob die Daten verschlüsselt abgelegt werden sollen unter "Archiveigenschaften"
Für mySQL-Datenbanken:

  • Die gesamte Datenbank ist generell hochverschlüsselt. Dies kann aus Sicherheitsgründen nicht abgeschaltet werden.


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Wie kann ich eine MDB Datenbank über ein Netzwerkpfad auswählen?

Artikel-ID: #RPOHD19596

Um eine MDB Datenbank über ein Netzwerkpfad verfügbar zu machen, gehen Sie wie folgt vor:
Gehen Sie in Ihrer Oberfläche auf "Datenbank" und wählen den Eintrag "Datenbank auswählen".


Neben dem unteren Eingabefeld, klicken Sie auf durchsuchen und wählen eine beliebige Datenbank aus, z.B. diejenige, die vom Werk aus mit installiert wurde.
Klicken Sie danach in das Eingabefeld, löschen die ausgewählte und fügen den Netzwerkpfad zu Ihrer gewünschten Datenbank ein.


Klicken Sie danach auf "mit Datenbank verbinden".


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Wie lege ich eine neue MDB-Datenbank an (Starter, Basic) ?

Artikel-ID: #RPOHD16928

Diese beiden Editionen unterstützen nur die Verwaltung von einer Datenbank.

Insofern Sie bei der Installation die Demodatenbank downgeloaded haben, so können Sie entweder die Inhalte manuell löschen und Ihre Daten in dieser Datenbank speichern oder die Demodatenbank löschen - Realify PaperOffice erstellt dann beim nächsten Programmstart automatisch eine neue, leere Datenbank:

  1. Wählen Sie "Datenbanken > Datenbank auswählen" und notieren Sie sich den Pfad der aktuellen Demo-Datenbank
  2. Beenden Sie Realify PaperOffice und löschen Sie den gesamten Ordner der Demo-Datenbank
  3. Starten Sie Realify PaperOffice


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Hur skapar jag en ny MDB databas (Business Edition)?

Artikel-ID: #RPOHD1748

Hinweis: Ab Realify PaperOffice Corporate verwenden Sie hierfür ausschließlich den "Datenbankmanager"

Idealerweise legen Sie nach der Installation eine neue Datenbank an einem Speicherort Ihrer Festplatte an, z.B. c:paperofficedatenbanken

1. Klicken Sie auf den Reiter "Datenbank" in Ihrem Realify PaperOffice

2. Dann auf "Neue Datenbank anlegen"


3. Wählen Sie einen Speicherort für Ihre Datenbank aus

4. Klicken Sie auf "OK"

5. Nachdem die neue Datenbank angelegt wurde, können Sie im Dialog wählen, ob Sie jetzt mit der neuen Datenbank arbeiten möchten.


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Hur skapar jag en ny MDB databas (databasprodukten från Corporate Edition)?

Artikel-ID: #RPOHD1932

Um eine neue MDB Datenbank über den Datenbankmanager anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie den Datenbankmanager, indem Sie auf "Datenbank" gehen und den "Datenbankmanager starten" auswählen


2. Wählen Sie "Neue leere Datenbank erstellen"

3. Wählen Sie "MDB-Datenbank" aus

4. Wählen Sie einen Speicherpfad für die neue MDB-Datenbank aus

5. Klicken Sie auf "Neue Datenbank erstellen"

6. Der Datenbankmanager ist nun bereit, Ihre neue MDB-Datenbank anzulegen.
Klicken Sie auf "Neue Datenbank erstellen", um den Erstellungsvorgang zu starten.

7. Geben Sie einen Namen für die neue Datenbank ein. Dieser Name erscheint später im Login-Fenster von Realify PaperOffice.

8. Klicken Sie auf "Fertigstellen"

Starten Sie Realify PaperOffice, um mit Ihrer neuen MDB-Datenbank zu arbeiten.


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Hur skapar jag en ny MySQL-databas (databasprodukten från Corporate Edition)?

Artikel-ID: #RPOHD2024

Um eine neue mySQL-Datenbank über den Datenbankmanager anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie den Datenbankmanager

2. Wählen Sie "Neue leere Datenbank erstellen" aus

3. Wählen Sie "mySQL Server"

4. Geben Sie die Server-IP und den Port Ihres mySQL Datenbankservers ein (z.B. IP 127.0.0.1, Port 3306)

5. Realify PaperOffice legt automatisch 2 neue Datenbanken auf Ihrem mySQL-Server an.
Geben Sie den gewünschten Namen für die Datenbank (beinhaltet alle Daten) und die Thumbsdatenbank (beinhaltet die Vorschaubilder) ein.

6. Geben Sie den mySQL Benutzernamen und Passwort ein. Dieser mySQL Benutzer muss uneingeschränkt über alle Rechte verfügen.
Zudem muss der Benutzer ein mySQL-Passwort haben.

7. Aktivieren Sie die Checkbox "PaperOffice erstellt Datenbanken", somit werden von PaperOffice alle benötigten Datenbanken automatisch angelegt (empfohlen)

8. Der Datenbankmanager ist nur bereit, Ihre neue mySQL-Datenbank anzulegen.
Klicken Sie auf "Neue Datenbank erstellen", um den Erstellungsvorgang zu starten.

9. Geben Sie einen Namen für die neue Datenbank ein. Dieser Name erscheint später im Login-Fenster von Realify PaperOffice.

10. Klicken Sie auf "Fertigstellen"

Starten Sie Realify PaperOffice neu, um mit Ihrer neuen mySQL-Datenbank zu arbeiten.


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Förvaringsfacket och distribution av dokument

Hur skapar jag ett nytt arkiv?

Artikel-ID: #RPOHD2208

Um ein neues Archiv in Realify PaperOffice anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie den Reiter "Archiv"

2.Klicken Sie auf "Neues Archiv anlegen"


Die Vorgaben für das neue Archiv können frei festgelegt werden:

"Bitte geben Sie einen Namen für das neue Archiv ein"

  • Geben Sie hier einen frei wählbaren Namen für das Archiv ein. Dieser Name wird auch im Anmeldefenster von Realify PaperOffice angezeigt.


"Kategorien aus dem aktuellen Archiv kopieren"

  • Bei aktiv werden die aktuellen Kategorien auch in das neue Archiv automatisch angelegt. Bitte beachten Sie, dass die Kategorienübernahme nur beim Erstellen eines neuen Archives in der Maske "Neues Archiv erstellen" möglich ist.


"Folgende Benutzer haben Zugriff auf dieses Archiv"

  • Legen Sie hier fest, welche Benutzer Zugriff auf das neu erstellte Archiv haben sollen.


Nachdem Sie alle Parameter angegeben haben, klicken Sie auf "Neues Archiv erstellen" um den Vorgang zu starten.


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Hur ändrar jag arkiv egenskaper?

Artikel-ID: #RPOHD2300

Um die Eigenschaften des aktuellen Archives zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Archiv" in Ihrem Realify PaperOffice

2. Klicken Sie auf "Archiveigenschaften ändern"


Name des aktuellen Archives

  • Geben Sie hier einen frei wählbaren Namen für das Archiv an. Dieser Name wird auch im Login-Fenster von Realify PaperOffice angezeigt.


Option 256bit SECURE Dateisystem-Dokumentenverschlüsselung aktivieren

  • Wenn aktiv, speichert Realify PaperOffice Ihre Dokumente mit einer 256bit Verschlüsselung ab.
    Bereits vorhandene Objekte werden bei Aktivierung verschlüsselt, bei Deaktivierung der Verschlüsselung entschlüsselt.

Achtung: Bei aktivierter Verschlüsselung können Sie die von PaperOffice angelegten Kopien nur noch aus PaperOffice heraus öffnen.

Um diese Objekte mit Ihrem Windows-Explorer zu öffnen, muss die Verschlüsselung deaktiviert sein. Es wird ausdrücklich empfohlen, Objekte nur aus PaperOffice zu öffnen, da ansonsten relevante Dokumentmappen Daten wie z.B. Vorschaubilder und Texterkennung nicht aktualisiert werden.


Folgende Benutzer haben Zugriff auf dieses Archiv

  • Legen Sie hier fest, welche Benutzer Zugriff auf dieses Archiv erhalten sollen


Klicken Sie auf "Änderungen übernehmen", um die neuen Eingaben zu speichern.


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Hur tar jag bort ett arkiv?

Artikel-ID: #RPOHD2392

Den här proceduren raderar den valda hela arkivet och kan inte göras ogjort.

Om du vill radera ett arkiv (nuvarande kan inte tas bort) Gör så här:

1. Välj fliken "Arkiv" i din Realify PaperOffice™ DMS

2. Klicka på "Delete Arkiv" på

3. Välj arkivet som ska tas bort

4. Bekräfta borttagningen genom att klicka på "Ta bort arkiv"


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Arbetsflödeslösningar och praktiska exempel

Inställningar under "Dokument Mappar objekt"

Artikel-ID: #RPOHD2576

Legen Sie hier fest, mit welchem Programm welcher Dateityp geöffnet werden soll.

Sie haben zudem jederzeit die Möglichkeit Dateien mit "Öffnen mit..." zu bearbeiten:

1.Klicken Sie mit rechter Maustaste auf ein Dokument (im FlipView oder Detailansicht)

2.Wählen Sie "Öffnen mit..." um eine Applikation zu wählen


"Vorschau (Thumbnail) -Qualität"

Legen Sie hier die Kompressionsrate für die Vorschaubilderstellung fest.


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Einstellungen unter "Dokumentmappenliste"

Artikel-ID: #RPOHD9016

Wählen Sie hier die Standardsortierungen und Reihenfolge für Ihre Dokumentmappenlisten.

"Automatische Spaltenbreite einstellen"

Bei aktiv werden Sie Anzeigespalten automatisch auf die Feldlänge angepasst.


"Dokumentmappenstatus anzeigen"

Bei aktiv können Dokumentenmappen Statuszustände zugewiesen werden.


"Maximale Dokumentmappenanzahl pro Kategorie auf 3000 begrenzen"

Bei aktiv (empfohlen) wird die maximale Anzeige der Dokumentenmappen pro Kategorie auf 3000 begrenzt.


"Unterkategorie wählt automatisch Hauptkategorie aus"

Bei aktiv wird bei der Auswahl einer übergeordneten Kategorie auch der Inhalt der Unterkategorien angezeigt.


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Einstellungen unter "Allgemein"

Artikel-ID: #RPOHD2668

Unter "Allgemeine Programmeinstellungen" können folgende Einstellungen von Ihnen vorgenommen werden:

- Defaultname für neue Dokumentmappen. Bei Eingabe der neuen Dokumentmappenbezeichnung wird dieser Name sozusagen als Standardbezeichnung verwendet. Sie können ebenfalls Variablen benutzen, zB %datum% wird das aktuelle Datum eingesetzt und bei %zeit% die aktuelle Uhrzeit
- "Doppelklick auf FlipView-Objekt öffnet die Datei mit Originalprogramm"- Dokumentmappe löschen, löscht dazugehörige Bilder und Dateien- Servermodul verwenden (Konfigurationsdatei erforderlich)


Texterkennung OCR-Funktion

Realify PaperOffice verfügt über eine OCR Texterkennung der neuesten Generation, diese wird durch Branchenwörterbücher ermöglicht, welche ständig aktualisiert werden aus den Bereichen Allgemein, Medizin, Recht, Industrie und Finanzen.

Für perfekte Ergebnisse werden erkannte Dokumente automatisch auf Rechtschreibung korrigiert - in mehr als 160 Sprachen, darunter auch Sonderzeichensätze wie z.B. kyrillisch, arabisch, asiatisch.

Spracheinstellungen für einzelne Dokumente können innerhalb der Dokumentmappe, unter Objektverwaltung, vorgenommen werden. Klicken Sie einfach auf das entsprechende Dokument mit rechter Maustaste und wählen "FileOCRmax: Sprache für Texterkennung festlegen" aus.

Download transparenter wichtiger Updates im Hintergrund zulassen
Realify PaperOffice passt sich ganz automatisch den wichtigen Updates, welche durch Ihr Betriebssystem durchgeführt werden, an. Hierfür wird ein temporäres Verzeichnis erstellt. Durch die Entfernung des Häkchens können wichtige Updates nicht mehr runtergeladen werden, daher empfehlen wir das Häkchen gesetzt zu lassen.


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Inställningar under "ExplorerConnect"

Artikel-ID: #RPOHD2852

Durch die direkte Integration in den Windows-Explorer können Sie schnell und bequem jegliche Dateien direkt per Mausklick in Realify PaperOffice speichern.
Der Punkt Arbeitsplatz wird um das virtuelle Laufwerk "ExplorerConnect" erweitert.
Alle Dateien, die in dieses virtuelle Laufwerk gespeichert werden, werden ganz automatisiert in Realify PaperOffice durch den Einsatz von Exchange Dialog aufgenommen.
Wählen Sie in der Liste den Laufwerksbuchstaben aus, unter welchem ExplorerConnect dargestellt werden soll.


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Hur redigerar jag momssatser?

Artikel-ID: #RPOHD2484

Um die Mehrwertsteuersätze in Realify PaperOffice zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen in Ihrem Realify PaperOffice den Punkt "Dokumentmappen" und danach "MwSt-Sätze bearbeiten"aus.


Es erscheinen die Einstellungen für verfügbare MwSt-Sätze:


Bearbeiten Sie hier die gewünschten MwSt-Sätze und bestätigen Sie anschließend Ihre Eingaben mit "Speichern".


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Systemvorgänge und Automatisieren

Vilka kategorier innebär i Realify PaperOffice™ DMS?

Artikel-ID: #RPOHD2944

Die Hauptindexierung erfolgt in Realify PaperOffice durch die Zuordnung von Kategorie- Ordner für Dokumentmappen. Die Kategorie- Ordner in Realify PaperOffice sind gleichzusetzen mit Ihren derzeitigen Ordnern.

Dabei kann eine Dokumentmappe einem Kategorie- Ordner oder beliebig vielen verschiedenen Kategorie- Ordnern zugewiesen werden.

Die Kategorieverwaltung ermöglicht es individuelle Kategoriebäume mit Hauptkategorie- Ordner (= Ihre Ordner) und Unterkategorie- Ordner (=Ordner-Register) aufzubauen. Diese verschiedene Kategorien können anschliessend z.B. visuell gekennzeichnet oder mit Benutzerrechten versehen werden. 


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Hur kan jag hantera kategorier?

Artikel-ID: #RPOHD3036

Sie können Kategorien je nach Einsatzgebiet frei anlegen, löschen und verwalten.Hinweis: Um die aktuellen Änderungen nicht zu speichern, klicken Sie nicht auf "Kategorien speichern", sondern auf "Wiederherstellen".

Um Kategorien zu verwalten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Dokumentmappen" in Ihrem Realify PaperOffice
2. Klicken Sie auf "Kategorie- Ordner verwalten"

Um einen neuen Hauptkategorie- Ordner anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf "Neuen Kategorie- Ordner anlegen"
2. Geben Sie einen frei wählbaren Kategorie- Ordner Namen ein
3. Wählen Sie ein Icon für diese Kategorie- Ordner aus
4. Legen Sie ggfs. fest, welche Benutzer oder Gruppen auf diesen neuen Kategorie- Ordner zugreifen dürfen


Um eine neue Unterkategorie- Ordner anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie den Haupt- oder Unterkategorie- Ordner, unter dem der neue Unterkategorie- Ordner erstellt werden soll
2. Klicken Sie auf "Neuen Unterkategorie- Ordner anlegen"
3. Geben Sie einen frei wählbaren Unterkategorie- Ordner Namen ein
4. Wählen Sie ein Icon für diesen Unterkategorie- Ordner
5. Legen Sie ggfs. fest, welche Benutzer oder Gruppen auf diesen neuen Unterkategorie- Ordner zugreifen dürfen

Um automatisch ein A-Z Register, Zahlenfolgeregister oder Januar-Dezember Register anzulegen gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie wie oben beschrieben vor, klicken jedoch anstatt auf "Neue Kategorie anlegen" oder "Neue Unterkategorie anlegen" auf „Automatische Unterkategorien“. Wählen danach „A-Z anlegen“, „Zahlenfolge anlegen“ oder „Januar-Dezember anlegen“ aus
2. Um die Reihenfolge von Kategorie- Ordnern zu ändern, verwenden Sie die Buttons "Pfeil hoch/Pfeil runter" oder alternativ Drag & Drop


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Wie importiere/exportiere ich bestehende Kategorie-Strukturen?

Artikel-ID: #RPOHD17112

Ganz egal, ob Immobilien- oder Fahrzeugverwaltung, Realify PaperOffice bietet Ihnen bereits vordefinierte Kategorie- Ordner Strukturen an, die durch Importieren ganz einfach in Ihre Kategorie- Struktur importiert werden können. Oder Sie können bereits angelegte Kategorie- Ordner exportieren und auf einer anderen Realify PaperOffice Installation wieder importieren.
Wählen Sie in der Kategorie- Ordner Bearbeitung und danach "Importieren" einfach den Punkt "aus Datei importieren aus und geben den Pfad zu der .pokat Datei an.

Bei der Installation einer Demodatenbank, werden Ihnen bereits durch unser Team vorgefertigte Kategorie- Ordner Strukturen mitgeliefert.


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Hur ställer jag in start kategori?

Artikel-ID: #RPOHD3128

Um direkt nach dem Start von Realify PaperOffice sofort einen bestimmten Kategorie- Ordner anzeigen zu lassen, sozusagen "Startkategorie",
gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Hauptübersicht von Realify PaperOffice mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Startkategorie- Ordner und wählen Sie "als Startkategorie- Ordner festlegen".

2. Beim nächsten Start von Realify PaperOffice wird Ihnen der ausgewählte Kategorie- Ordner zuerst angezeigt.


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Wie weit kann ich den Kategoriebaum strukturieren?

Artikel-ID: #RPOHD16376

Unter Berücksichtigung der evtl. durch die eingesetzte Edition vorhandene maximale Kategorieanzahl (mySQL: unbegrenzt), gibt es hinsichtlich Tiefe und Breite des Kategoriebaums keine technischen Einschränkungen.


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Module und Erweiterungen

Vad anpassade fält i Realify PaperOffice™ DMS detta?

Artikel-ID: #RPOHD3220

Benutzerdefinierte Felder in Realify PaperOffice sind Felder, die der Dokumentmappe hinterlegt werden können.

Sie können in Realify PaperOffice beliebig viele benutzerdefinierte Felder anlegen, um z.B. Informationen, die das hinzugefügte Dokument oder Datei nicht beinhaltet, zu hinterlegen und danach explizit zu suchen. Legen Sie z.B. den Namen eines Fachberaters, den Liefertermin, die Kundennummer oder eine Vertragsnummer an.

Diese Felder stehen Ihnen dann überall in Realify PaperOffice zur Verfügung.


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Hur redigerar jag egna fält?

Artikel-ID: #RPOHD3312

Um benutzerdefinierte Felder in Realify PaperOffice zu bearbeiten gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Dokumentmappen" in Realify PaperOffice

2. Klicken Sie auf "Benutzerdefinierte Felder bearbeiten"

Um ein neues benutzerdefiniertes Feld anzulegen gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf "Neues Feld anlegen"

2. Geben Sie einen frei wählbaren Namen für das neue Feld an

3. Geben Sie an, um welchen Datentyp es sich bei diesem Feld handelt. Zudem legen Sie ggfs. einen Standardwert für dieses Feld fest.

4. Wählen Sie, ob dieses neue Feld in allen Archiven verfügbar sein soll.

5. Wählen Sie Kategorie- Ordner, in denen das Feld verfügbar sein soll.

6. Klicken Sie auf "Speichern".

Um ein benutzerdefiniertes Feld zu löschen gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie links das zu löschende Feld.

2. Klicken Sie auf "Feld löschen" um das markierte Feld zu löschen.

Achtung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.


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Möjliga och kända felkällor

Vorschauanzeige über FlipView

Artikel-ID: #RPOHD3404

Um die Vorschauanzeige auf FlipView umzustellen gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie den Reiter "Anzeigeoptionen" in Ihrem Realify PaperOffice.

2.Wählen Sie die Ansicht "FlipView" aus.

3.Um durch die die Objekte der markierten Dokumentmappe zu blättern, klicken Sie einfach auf das vorherige oder nächste Vorschaubild.


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Vorschauanzeige über Listenansicht

Artikel-ID: #RPOHD3496

Um die Vorschauanzeige auf Listenansicht umzustellen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie den Reiter "Anzeigeoptionen" in Ihrem Realify PaperOffice.

2.Klicken Sie auf "Listenansicht".


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Vorschauanzeige über Details (Grosse Symbole)

Artikel-ID: #RPOHD3588

Um die Vorschauanzeige auf Details (Grosse Symbole) umzustellen gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Anzeigeoptionen" in Ihrem Realify PaperOffice.

2. Klicken Sie auf "Details (Grosse Symbole)".

3. Um die Objekte der markierten Dokumentmappe grösser oder kleiner zu zoomen, schieben Sie entweder nach links oder
nach rechts den Schieberegler, welcher sich in Ihrem Realify PaperOffice rechts unten befindet.


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Vanliga frågor till partnerprogrammet

Wie kann ich die Dokumentmappen-Anzeigeliste oben anzeigen lassen?

Artikel-ID: #RPOHD3680

Um die Detailliste Ihrer Dokumentmappen nach oben zu setzen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Anzeigeoptionen" in Ihrem Realify PaperOffice.

2. Klicken Sie auf "Detailliste oben".

3. Die Detailliste wird nun oben angezeigt.



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